حوّل ملف إكسل الفواتير إلى نظام فواتير وتحصيل
في الملف، كل فاتورة سطر والمتأخرات تبحث عنها بعينك. ارفع سجل فواتيرك، وفنّان يقترح نظاماً يربط كل فاتورة بعميلها، ويُظهر المدفوع والمستحق والمتأخر، ويجمع لك التحصيل شهراً بشهر. وفواتيرك السابقة تنتقل معه.
متى يضيق بك ملف الإكسل؟
المتأخرات مدفونة بين السطور
لتعرف من لم يدفع عليك أن تفرز وتلوّن وتحسب يدوياً في كل مرة.
اسم العميل يُكتب بثلاث طرق
يتكرّر الاسم في كل فاتورة بإملاء مختلف، فلا تحصل على كشف حساب صحيح للعميل.
الأرقام تتغيّر دون أثر
أي شخص يستطيع تعديل مبلغ فاتورة قديمة، ولا شيء يُظهر أن ذلك حدث.
ماذا يصبح كل عمود في ملفك؟
هذه أعمدة شائعة في ملفات كهذا، وما يقرؤه فنّان منها، وكيف تظهر في النظام.
المعرّف الفريد للفاتورة، وبه تبحث وتتأكّد من عدم التكرار.
يتحوّل إلى قسم للعملاء، وكل فاتورة ترتبط بعميلها.
حقل تاريخ، وأساس التقارير الشهرية.
منه تُحسب قائمة الفواتير المتأخرة.
حقل مالي يُجمع في لوحة المتابعة.
حقل مالي مستقل يظهر في تفاصيل الفاتورة والتقارير.
مدفوعة، مستحقة، متأخرة: فلاتر جاهزة وعدّاد لكل حالة.
ما الذي يقترحه فنّان لملف كهذا؟
اقتراح تراه قبل البناء وتعدّله: أطفئ قسماً، أعد تسمية حقل، أو أضف ما ينقص بجملة.
الشاشات
- جدول الفواتير بفلاتر الحالة والتاريخ
- صفحة فاتورة ببنودها وحالة دفعها
- كشف حساب لكل عميل
- نموذج فاتورة جديدة وتسجيل دفعة
التقارير
- المحصَّل والمستحق شهرياً
- الفواتير المتأخرة حسب العميل
- إجمالي الضريبة لكل فترة
الأدوار
- محاسب يصدر ويعدّل
- موظف مبيعات يرى فواتير عملائه
- مدير يرى التقارير
خمس خطوات: حوّل ملف إكسل الفواتير إلى نظام فواتير وتحصيل
- 1
جهّز سجل الفواتير
فاتورة في كل صف، والمبالغ أرقام بلا رمز العملة داخل الخانة، والتواريخ بصيغة واحدة. وحّد كتابة أسماء العملاء قدر الإمكان.
- 2
ارفع الملف في «من إكسل إلى تطبيق»
ارفع ملف .xlsx أو .csv حتى 10 ميغابايت. إن كان لكل سنة ورقة، فارفع الملف كاملاً ليُقرأ ورقةً ورقة.
- 3
راجع الأنواع والروابط
تأكّد أن المبلغ والضريبة قُرئا مبالغ وأن التواريخ قُرئت تواريخ، وراجع الربط المقترح بين الفواتير والعملاء.
- 4
عدّل النظام المقترح
حدّد حالات الفاتورة التي تستخدمها، ومن يحق له التعديل بعد الإصدار، وما التقارير التي تريدها أمامك كل صباح.
- 5
ابنِ النظام وراجع أرقامك
بعد البناء قارن إجمالي الفواتير في النظام بإجمالي الملف. ثم أصدر الفواتير الجديدة من النظام فقط.
نظام فواتير لمكتب خدمات تسويق. أريد كشف حساب لكل عميل، وقائمة بالفواتير المتأخرة أكثر من 30 يوماً، وتقريراً شهرياً بالمحصَّل والمستحق. المحاسب يصدر الفواتير والمدير يرى التقارير فقط.
بصراحة: الحدود التي يجب أن تعرفها
أسئلة تتكرّر
كيف أحوّل ملف إكسل الفواتير إلى برنامج فواتير؟
هل تنتقل معادلات الإكسل، مثل الإجمالي والضريبة؟
هل الفواتير متوافقة مع متطلبات الفوترة الإلكترونية في بلدي؟
هل أستطيع إرسال الفاتورة إلى العميل أو استلام الدفع أونلاين؟
ما حدود استيراد الفواتير من ملف الإكسل؟
هل تحويل ملف الفواتير إلى نظام مجاني؟
ملفات أخرى تتحوّل إلى أنظمة
من إكسل إلى تطبيق
الصفحة الرئيسية للميزة: كيف يقرأ فنّان ملفك، وماذا يقترح، وكيف يبني النظام وبياناتك داخله.
تعرّف على الميزةنظام إدارة العملاء (CRM)
ملف العملاء يصبح نظام CRM: بطاقة لكل عميل، وسجل تواصل، ومتابعات لا تُنسى.
اسم العميلالجوالالمدينةالمصدرالخطوات والأعمدةنظام إدارة المخزون والمستودعات
ملف الأصناف يصبح نظام مخزون: أرصدة محدّثة، وتنبيه عند النقص، وحركة لكل صنف.
اسم الصنفرمز الصنف (SKU)الكميةحد إعادة الطلبالخطوات والأعمدةنظام الحجوزات والمواعيد
جدول المواعيد يصبح نظام حجوزات: تقويم واضح، وبلا حجز مكرّر، وسجل لكل عميل.
اسم العميلالجوالالخدمةالمختصالخطوات والأعمدةنظام شؤون الموظفين والإجازات
ملف الموظفين يصبح نظاماً: ملف لكل موظف، وأرصدة إجازات، وطلبات تُعتمد بدل الرسائل.
اسم الموظفالرقم الوظيفيالقسمالمسمّى الوظيفيالخطوات والأعمدةكيف تحوّل ملف إكسل إلى نظام متكامل
الدليل الكامل خطوة بخطوة: تجهيز الملف، رفعه، مراجعة ما يقترحه فنّان، البناء، ثم يوم الانتقال من الملف إلى النظام.
اقرأ الدليلملفك جاهز. نظامك على بُعد رفعة.
ارفع ملف الإكسل وراجع ما يقترحه فنّان، ثم احصل على نظام الفواتير والتحصيل يعمل ببياناتك. «من إكسل إلى تطبيق» ضمن الخطط المدفوعة، والتسجيل مجاني.